Otomatisasi Kantor

PENDAHULUAN

Otomatisasi pertama kali diberlakukan di pabrik dan menyebar sampai ke dunia perkantoran sehingga disebut dengan Otomatisasi Kantor atau Office Automatitation (OA), OA dimaksudkan untuk membantu pekerja sekertarial dan administratif (clerical), tetapi dengan kemampuannya untuk memudahkan komunikasi Formal dan Informal dengan orang - orang di luar maupun dalam perusahaan menarik para Manajer dan Profesional sebagai pemakai. Semua pemakai ini menggunakan OA untuk meningkatkan produktivitas mereka.

Sedikitnya terdapat sebelas penerapan OA. Sebagian menggunakan komputer dan sebagian lagi tidak namun keduanya tetap dapat menyediakan informasi pemecahan masalah. OA dapat disesuaikan untuk kebutuhan komunikasi tiap manajer. Kombinasi OA seorang Manajer dipengaruhi oleh jenis organisasi, pilihan pribadi manajer itu dan sumber daya OA yang tersedia. OA menarik para manajer semua tingkatan karena tidak hanya melengkapi media komunikasi interpersonal tradisional mereka tetapi juga menawarkan kemampuan komunikasi baru.

OTOMATISASI KANTOR

Magnetic Tape

Asal mula Otomatisasi Kantor dapat ditelusuri kembali ke awal tahun 1960-an, ketika IBM (International Bussiness Machiness) menciptakan istilah word processing untuk menjelaskan kegiatan divisi mesin tik listriknya. istilah tersebut mengungkapkan konsep bahwa kegiatan kantor berpusat pada pengolahan kata. Maksudnya untuk menarik perhatian yang sama seperti produk - produk kantor yang telah dijalankan pada komputer dan pengolahan data.

Bukti nyata pertama dari konsep baru ini datang pada tahun 1964, ketika IBM mulai memasarkan mesin yang disebut MT/ST. MT/ST merupakan singkatan dari Magnetic Tape/Selectric Typewriter. Selectric merupakan mesin tik IBM yang menampilkan elemen pentikan berbentuk bola yang berputar. MT/ST merupakan mesin tik selectric yang ditempeli unit pita magnetik. Saat sekretaris mentuk suatu huruf maka informasi itu disimpan pada pita.

Selectric Typewritter

 Huruf tersebut kemudian dapat ditik berulang kali dari pita. Juru tik hanya mentik nama dan alamat penerima surat. Surat tersebut tampak seperti di tik asli.

1. Apakah Otomatisasi Kantor ?

Sejak permulaan pengolah kata (word processing, teknologi - teknologi lain telah diterapkan untuk pekerjaan kantor, dan semuanya dikenal sebagai otomatisasi kantor. Otomatisasi Kantor (Office Otomatitation) atau OA, mencakup semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang - orang yang berada di dalam maupun di luar perusahaan.

• Sistem Elektronik Formal dan Informal

Beberapa sistem OA direncanakan secara formal dan mungkin didokumentasikan dengan suatu prosedur secara tertulis. Sistem formal ini diterapkan diseluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan SIM. Namun, sebagian besar sistem OA tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem - sistem OA informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi kebutuhannya sendiri mirip dengan DSS.

• Komunikasi Informasi

Kata kunci yang membedakan OA dari subsistem CBIS lain adalah komunikasi. OA dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi baik lisan maupun tertulis.

• Orang - orang di dalam dan di luar perushaan

Jika kita mendengar Otomatisasi Kantor, langsung terbayang orang - orang di dalam kantor yang saling berkomunikasi. Pandangan ini dapat merendahkan potensi sumbangan OA pada pemecahan masalah. Sistem OA masa kini tidak hanya memudahkan orang - orang yang berada di dalam perusahaan tetapi juga orang - orang yang berada di lingkungan perusahaan.

•  Siapa saja yang menggunakan Otomatisasi Kantor?

OA digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada 4 kategori pemakai yaitu Manajer, Profesional, Sekertaris, dan Pegawai Administratif.

1. Manajer adalah orang - orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama su,ber daya manusia.
2. Profesional tidak mengelola orang lain tetapi menyumbangkan keahlian khususnya yang membedakan mereka dari sekretari dan pegawai administratif. Contoh profesional adalah pembeli, wiraniaga, dan asisten staf khusus seperti peneliti pemasaran, ahli statistik, dan asisten administrasi. Manajer dan Profesional dikenal juga sebagai pekerja terdidik (Knowledge Workers) karena sumbangan utama mereka adalah ilmu pengetahuan.
3. Sekretaris biasanya ditugaskan untuk membanti pekerja terdidik untuk melaksanakan berbagai tugas seperti korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur pertemuan.
4. Pegawai Administratif (Clerical Employee) melaksanakan tugas - tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, mengirim surat dan lain - lain.

• Model Otomatisasi Kantor

  Gambar di bawah ini adalah model Otomatisasi Kantor

 

Karena OA tidak memiliki kemampuan pengolahan data, maka penggunaan database dibatasi pada isi informasi. Informasi ini dikumpulkan dari sistem fisik perusahaan pada bagian bawah model seperti halnya sistem informasi akutansi mengumpulkan datanya. Misalnya, seorang wiraniaga di lapangan dapat menggunakan komputer laptop untuk mengirimkan laporan harian ke komputer pusat perusahaan. Informasi juga disediakan oleh lingkungan.
Contohnya adalah intelijen bisnis yang dibeli dari pemasok dalam bentuk piringan optik. Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis komputer seperti pengolahan kata, surat elektronik, dan konferensi komputer. Aplikasi berbasis komputer memungkinkan pemecah masalah saling berkomunikasi menggunakan komputer mereka. Perhatikan bahwa kotak berlabel "Pemecah Masalah Lain" berada di tengah - tengah garis yang memisahkan perusahaan dengan lingkungan. ini berarti bahwa kedua orang tersebut berada di kedua area tersebut. Model tesebut juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis non - komputer seperti konferensi video dan audio.

• Tujuan Otomatisasi Kantor

Selama tahun - tahun pertama, OA dianggap sebagai peningkat produktivitas sekretaris dan pegawai administratif. Produk OA memungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik. Selanjutnya ternyata para pekerja terdidik juga dapat memanfaatkannya. OA memudahkan para pekerja terdidik untuk menyiapkan korespodensi keluar. Misalnya pekerja terdidik atau sekretaris mereka dapat menggunakan pengolah kata untuk menyiapkan memo, surat, dan laporan. Tetapi korespondensi keluar seseorang merupakan korespondesi masuk bagi orang lain. Dipandang sebagai cara korespondensi masuk, OA menjadi peralatan yang digunakan dalam pemecahan masalah. Dibandingkan dengan media yang ditransmisikan dengan sistem komunikasi kantor manual, informasi OA tiba lebih cepat, dalam bentuk yang lebih baik, dan dengan penampilan yang lebih menarik. Kesimpulannyam informasi OA berkomunikasi lebih baik dan karenanya menyediakan informasi lebih menarik untuk pengambilan keputusannya.

• Pendapatan yang lebih tinggi versus penghindaran biaya

Banyak perusahaan menggunakan komputer sebagai penghindaran biaya yang besar (cost avoidance). Komputer bukannya menggantikan pekerja, tetapi mengurangi penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah. Strategi ini diterapkan secara khusus pada OA, perusahaan melihat peningkatan produktivitas sekretaris dan pegawai administratif yang dimungkinkan oleh OA, sebagai cara penunda penambahan personil.  Walau menghindari biaya administratif merupakan suatu tujuan yang baik, tetapi itu terlalu sederhana jika dibandingkan dengan poternsi manfaat dari penggunaan aplikasi OA sebagai peralatan pemecah masalah. Keputusan manajer yang lebih baik sebagai hasil dari komunikasi yang lebih baik memiliki potensi untuk menghasilkan pendapatan yang lebih tinggi dalam bentuk peningkatan penjualan dan pengembalian atas investasi yang lebih tinggi. Kontribusi potensial OA pada laba perusahaan jauh lebih besar untuk aplikasi pemecahan masalah daripada untuk aplikasi sekretarial dan administratif.

Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk pemecahan masalah kelompok. Saat ini kita telah mengetahui bahwa manajer jarang memecahkan masalah sendirian. Mereka berkontribusi dengan para anggota tim pemecahan masalah lain pada tiap tahap proses. OA dapat digunakan untuk beberapa komunikasi tersebut.

OA juga sebagai Pelengkap bukan Pengganti. Sebagai suatu cara komunikasi bisnis. OA tidak menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional - percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan yang tertulis pada memo, dan sejenisnya. Komunikasi informal ini akan terus berlanjut karena mudah dan efektif. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional. Dikombinasikan, OA dan media tradisional menyediakan bagi manajer kemampuan komunikasi yang penuh daya.

• Aplikasi Otomatisasi Kantor

Aplikasi OA berkembang satu demi satu sampai sekarang, nah saat ini sedikitnya terdapat 11 aplikasi,, apa saja itu?? Cekidot.

1.Pengolah Kata (Word Processing)

adalah penggunaan alat eletronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas - tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan ditik dan dicetak. Gambar di bawah menunjukan unit - unit utama dari sistem pengolah kata.

 

 

Operator menggunakan keyboard suatu terminal atau komputer mikro untuk mentik materi yang akan ditampilkan ke layar. Disini operator menambah/menghapus kata - kata, memindahkan kalimat, menyesuaikan format, dan melakukan manipulasi lainnya. Jika kalimat tersebut sudah dalam format yang tepat, materi itu akan disimpan dalam penyimpanan sekunder kemudian di cetak.
Pengolahan kata berkontribusi pada pemecahan masalah dengan memungkinkan manajer menyiapkan komunikasi tertulis yang lebih efektif. Manajer merasakan suatu pengembalian atas investasinya jika orang yang diajak berkomunikasi oleh manajer tersebut menggunakan pengolahan kata dalam menyiapkan memo, surat dan laporan yang ditujukan pada manajer tersebut.

2. Surat Elektronik (Electronic Mail)
Lebih populer dikenal sebagai E-mail, adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan - pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan. Gambar di bawah ini menunjukan konfigurasi sistem tersebut, dimana seorang pemakai mentik suatu pesan pada keyboard terminalnya, dan pesan tersebut ditempatkan di e-mail penerima dalam penyimpanan komputer. Pesan itu diambil sekehendak penerima, dengan menggunakan terminalnya dan dengan memberikan kata sandi yang tepat. Perangkat lunak surat elektronik mengendalikan proses tersebut.

Terdapat beberapa kemampuan tambahan E-mail, tergantung pada paket perangkat lunak yang digunakan. Jika anda ingin semua orang dalam perusahaan yang memiliki terminal dapat membaca pesan, pesan itu ditempatkan pada electronic bulletin board  yang dapat diakses setiap orang. Jika anda ingin menerima konfirmasi kapan penerima mengambil pesan anda, pesan tersebut dapat dikirim sebagai surat tercatat (registered mail). Jika anda tidak ingin penerima meneruskan pesan itu kepada orang lain dalam jaringan, anda dapat mengirimnya sebagai surat pribardi (Private Mail).

• Jasa Surat elektronik

Jika suatu perusahaan memutuskan untuk menerapkan surat elektronik, perusahaan itu memiliki 2 pilihan dasar. Perusahaan dapat memperoleh perangkat keras dan perangkat lunak sendiri dan memasang sistemnya di dalam perusahaan sendiri, atau berlangganan jasa surat elektronik (Electronic mail service) yang akan menyediakan fasilitas komputer dan komunikasi yang diperlukan dengan bayaran. Perusahaan yang berlangganan hanya perlu menyediakan terminal untuk bergabung ke dalam jaringan. Contoh jasa E-mail populer adalah Western Union's Easy Link, US Sprint's SprintMail, dan British Telecom's Dialcom.

3.Voice Mail

Serupa dengan surat elektronik namun yang membedakan Voice Mail mengirim pesan dengan mengucapkannya ke dalam telepon daripada mentik-nya, dan anda menggunakan telepon anda untuk mengambil pesan - pesan yang telah dikirimkan kepada anda. Voice Mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio ke dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali ke dalam bentuk audio ketika dipanggil. Tiap pemakai mempunyai voice mailbox dalam penyimpanan sekunder, dan peralatan khusus mengubah pesan audio ke dan dari bentuk digital.

• Voice Mail untuk Komunikasi Kelompok

 Suatu kemampuan Voice Mail  yang memiliki penerapan bagi pemecahan masalah kelompok adalah daftar distribusi pesan (message distribution list), yang mengidentifikasi semua orang yang perlu menerima pesan yang sama. Penelepon menyiapkan daftar distribusi, dan sistem voice mail secara periodik memanggil tiap orang pada daftar itu sampai pesan diterima oleh semuanya. Kelebihan utama lainnya dibandingkan surat elektronik adalah manajer tidak perlu mentiknya. Voice Mail juga memudahkan untuk menyertakan orang - orang di lingkungan perusahaan dalam jaringan komunikasi. Jika manajer ingin menggunakan voice mail  untuk berkomunikasi dengan orang lain di luar perusahaan, ia hanya perlu memesan satu voice mailbox  untuk tiap orang - orang tersebut. Kontak eksternal dapat mengirim dan menerima pesan - pesan voice mail dengan menggunakan sistem milik manajer.

4. Kalender Elektronik

Kalender elektronik Manajer

Electronic Calendering adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. Manajer atau sekretaris manajer dapat memasukkan pertemuan - pertemuan, membuat perubahan, dan menelaah kalender itu dengan menggunakan terminal keyboard. Konfigurasi peralatannya samamdengan E-mail. Kenyataannya, biasanya perangkat lunak e-mail menyertakan kemampuan kalender elektronik.

contoh kalender elektronik

Anda dapat mengakses kalender manajer lain selain kalender anda. Jika anda ingin menjadwalkan suatu rapat. Perangkat lunak kalender elektronik dapat membuat komputer memeriksa kalender - kalender lain untuk memilih waktu yang tepat untuk pertemuan atau hal lainnya. Jika anda ingin pergi menemui seseorang, anda dapat memeriksa kalendernya terlebih dahulu untuk menentukan apakah orang tersebut memiliki waktu luang atau tidak. Bahkan jika mau, anda bisa mencegah orang lain untuk mengakses seluruh atau sebagian kalender anda.

Kalender elektronik bersifat unik di antara aplikasi OA lainnya, karena tidak benar - benar mengkomunikasikan informasi pemecahan masalah. Sebaliknya kalender elektronik bermanfaat sebagai komunikasi . Kalender elektronik sangat bermanfaat bagi manajer tingkat atas yang memiliki jadwal pertemuan yang rumit.


 5. Konferensi Audio (Audio Conferencing)
Adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio di antara orang -orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi. Telepon Konferensi, yang memungkinkan lebih dari dua orang berpartisipasi dalam percakapan telepon, merupakan bentuk pertama konferensi audio dan masih digunakan. Namun, terdapat pula sistem yang lebih rumit. Sejumlah perusahaan memasang sirkuit komunikasi audio pribadi berkualitas tinggi di antara tempat - tempat konferensi yang dapat diaktifkan dengan menyentuh saklar.

Konferensi Audio tidak memerlukan suatu komputer. Konferensi audio hanya melibatkan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah, seperti tampak pada gambar  di bawah ini.

Audio Perkantoran

 Konferensi Audio menarik perhatian para pemecah masalah karena alasan - alasan sebagai berikut :

• Biaya peralatan yang diperlukan untuk konferensi berada dalam jangkauan hampir semua perusahaan.
• Orang - orang merasa santai bicara lewat telepon.
• Konferensi audio dapat disiapkan dalam beberapa menit. Mungkin operator memberitahu para pesertam atau para peserta tersebut diberikan nomor telepon untuk dihubungi.

Konferensi Audio dapat dibuat lebih efisien jika beberapa aturan dibawah ini diikuti :

• Orang yang mengorganisasikan konferensi harus bertindak sebagai Moderator. Memastikan bahwa semua peserta memiliki kesempatan berbicara dan tujuan konferensi tercapai.
• Jumlah peserta jangan terlalu banyak. Jika saja lebih dari 6, sulit untuk menjaga diskusi tetap pada alurnya.
• Salinan dari agenda konferensi harus disediakan untuk para peserta sebelumnya, biasanya dengan menggunakan FAX.
• Jika peserta ada yang ingin berbicara, maka ia harus mengidentifikasikan dirinya.
• Rekaman konferensi harus disimpan.
• Salinan kertas dari rekaman harus disiapkan dari rekaman, dan di bagikan ke para peserta.

Konferensi audio sangat cocok untuk perusahaan yang tersebar di wilayah yang luas. Jika semua pemecah masalah berada di satu lokasi, maka pertemuan secara langsung akan memberikan komunikasi yang lebih baik.

6. Konferensi Video

Adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video. Seperti konferensi audio, konferensi video tidak memerlukan komputer. Terlihat pada gambar di bawah ini adalah berlangsungnya konferensi Video dengan para pesertanya.

Perusahaan dapat membangun sendiri ruangan itu atau menyewanya dari organisasi seperti perusahaan telepon dan jaringan hotel besar. Terdapat 3 konfigurasi dasar konferensi video, berdasarkan kemampuan sinyalnya.

• Video satu arah dan Audio satu arah : Sinyal video dan audio dikirmkan dari satu tempat transmisi ke satu atau beberapa tempat penerimaan. Contoh penerapannya adalah seorang pemimpin proyek menyebarkan informasi kepada para anggota tim di tempat - tempat yang jauh.
• Video satu arah dan Audio dua arah : Kemampuan audio dua arah memungkinkan orang di tempat penerimaan berbicara dengan orang di tempat transmisi sementara semua orang melihat oada gambar video yang sama.
• Video dan Audio dua arah : Konferensi audio dan video antara semua tempat berlangsung dua arah. Cara ini merupakan pendekatan konferensi elektronik yang paling mahal.

Walau konferensi video menghundarkan biaya perjalanan, perusahaan tidak termotivasi untuk menggunakan dalam alasan tersebut. Sebaliknya, perusahaan memandang konferensi video sebagai suatu cara untuk membuat lebih banyak manajer terlibat dalam pengambilkan keputusan, yaitu para manajer yang tanpa konferensi video tidak dapat ikut serta karena letak geografis mereka. Keterbatasan dari konferensi ini adalah tidak dapat digunakan untuk segala jenis komunikasi, Jika suatu rapat perlu mendiskusikan suatu masalah yang sangat rumit , lebih baik diselesaikan dengan cara berkumpul secara langsung.

7. Konferensi Komputer

Teradapat satu garis tipis antara konferensi komputer dengan E-mail . Kedua aplikasi menggunakan perangkat lunak yang sama dan konfigurasi peralatan yang sama, kemapuan yang membedakan adalah oarng yang menggunakan sistem dan masalah yang dibahas. Konferensi komputer adalah penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecahan masalah bertukar informasi mengenai masalah yang sedang dipecahkan. E-mail sebaliknya, dapat digunakan oleh siapa pun dengan akses ke sistem dan untuk tujuan apa pun.

Tidak seperti konferensi audio, kelompok konferensi komputer dapat terdiri dari sejumlah besar peserta. Salah satu konferensi komputer terbesar dibentuk di dalam IBM (International Bussiness Machiness) unutk menyediakan setiap orang yang memiliki minat pada IBM PC. Keanggotaannya melebihi 40.000 dan terdapat dari 4.000 area topik yang berbeda. 

Konferensi komputer berbeda dari konferensi audio atau video karena dapat digunakan dalam satu tempat geografis. Seseorang dapat menggunakn konferensi komputer untuk berkomunikasi dengan orang lain di ruang kerja sebelah. Jika anda sering mendengar TELECONFERENCING. Tahukah anda bahwa Teleconferencing mencakup 3 hal dalam bentuk konferensi elektronik audio, video, dan komputer.

8.Transmisi Faksimil

FAX, singkatan dari Facsimile Transmition, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya di ujung yang lain. Saluran komunikasinya sangat sering berbentuk saluran telepon suara biasa.

Suatu pendekatan alternatif adalah menggunakan komputer mikro. Fax Board memungkinkan komputer mikro berfungsi sebagai mesin FAX. Dengan manambahkan board tersebut, anda dapat menerima pesan FAX dan menyimpannya untuk kemudian ditampilkan atau dicetak. Anda dapat juga dapat mengirim pesan FAX dengan mentiknya pada keyboard. FAX berkontribusi pada pemecahan masalah secara cepat dan mudah, tanpa dibatasi oleh letak geografis mereka. Semua yang dapat difotokopi dapat ditransmisikan melalui FAX. Seperti Voice Mail, seorang manajer dapat membuat hubungan FAX dengan lingkungan. Faktor yang memungkinkan hubungan ini adalah serangkaian protokol FAX yang telah ditetapkan secara internasional.

9.Videotex
Dari semua aplikasi OA, yang menerima aplikasi paling sedikit adalah videotex. Videotex adalah penggunaan komputer materi dan narasi yang tersimpan pada layar CRT . Saat perusagaan ingin menyediakan pemecah informasi kepada para pemecah masalah dalam bentuk videotex, terdapat 3 sumber utama bahannya.

• Perusahaan dapat menciptakan file videotex pada komputernya sendiri.
• Perusahaan dapat berlangganan jasa videotex, yang memungkinkan pemakai untuk mengakses file videotex yang disediakan oleh jasa tersebut. File itu disimpan dalam penyimpanan sekunder online milik jasa tersebut atau didistribusikan dalam bentuk piringan optik.
• Perusahaan bisa memperoleh akses ke file videotex dari perusahaan lain.

Sejauh ini perusahaan - perusahaan belum tertarik pada pendekatan pertama sampai ketiga. Perusahaan enggan mengeluarkan biaya menciptakan file videotex mereka sendiri, dan mereka lambat menyadari potensi untuk berbagi penyimpanan informasi mereka dengan perusahaan lain. Contoh potensi untuk berbagi dapat dilihat pada bagian pembelian. Pemasok dapat menyediakan katalog dan daftar harga untuk pembeli dalam bentuk videotex. Pembeli tidak perlu menyimpan katalog - katalog tebal, seperti yang terjadi sekarang ini, dan dapat mencari harga dan spesifikasi yang diperlukan dalam penyimpanan videotex pemasok.

Setelah pertama kali diterima di Eropa, videotex mulai berpengaruh di Amerika Serikat. Awalnya, penggunaannya di rumah dianggap menyediakan potensi terbesar. Para pembeli dapat menggunakan TV mereka untuk menampilkan videotex sehingga mereka dapat berbelanja di dalam rumah. Sekarang jasa langganan Videotex mengalihkan jasa langganan pada bisnis. Popularitas videotex diharapkan meningkat seiring bertambahnya jasa langganan yang ditawarkan dan perusahaan - perusahaan menciptakan file penyimpanan informasi untuk mereka gunakan sendiri atau untuk digunakan oleh pemasok dan pelanggan mereka.

10. Pencitraan

Sejumlah perusahaan memiliki sangat banyak dokumen untuk disimpan dalam file sehingga informasinya dapat diambil saat diperlukan. Perusahaan asuransi dan bank termasuk dalam kategori ini. Awalnya perusahaan - perusahaan ini menyimpan file dalam bentuk kertas, tetapi tempat yang diperlukan tidak mencukupi lagi. Pemecahannya adalah menggunakan pencitraan (Image) yaitu menyimpan citra dokumen daripada dokumen itu sendiri. Aplikasi ini dinamakan Pencitraan, dan merupakan aplikasi OA yang paling banyak mendapatkan perhatian. Pencitraan (Imaging) yang digunakan sekarang merupakan penggunaan pengenal karakter secara optik (optical character recognition) untuk mengubah catatan - catatan kertas menjadi format digital untuk disimpan dalam penyimpanan sekunder. Setelah disimpan citra tersebut dapat di ambil kembali untuk ditampilkan atau dicetak.

Proses pencitraan dilakukan oleh sistem manajemen dokumen (document management). Sistem tersebut terdiri dari satu atau beberapa unit pengenal optis (optical character recognition) atau OCR, untuk mengubah dokumen menjadi bentuk digital. Perangkat lunak sistem manajemen database (DBMS) dalam server jaringan digunakan untuk menyimpan data digital itu dalam piringan optik, dan untuk menyediakan citra bagi para pemakai yang mengakses sistem dari workstation mereka. Workstation tersebut dilengkapi dengan layar beresolusi tinggi.

Teknologi yang membuat manajemen dokumen menjadi praktis adalah piringan optik. Sebelumnya, medium penyimpanan terbaik adalah microform, yang berbentuk gulungan microfilm atau microfiche. Keuntungan utama dari piringan optik adalah kapasitasnya. Satu piringan optik 5 seperempat inchi dapat menyimpan sekitar 200.000 halaman yang memenuhi 20 file cabinet. Pencitraan digunakan dalam pemecahan masalah jika dokumen historis perlu ditelaah dengan maksud untuk memahami suatu masalah. Operator mengakses sistem manajemen dokumen dari workstation  dan menghasilkan output  salinan kertas untuk menajer.

11. Desktop Publishing

Aplikasi OA terbaru adalah Desktop Publishing (DTP). DTP adalah penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem DTP berbentuk suatu konfigurasi komputer mikro. Konfigurasi tersebut mencakup layar CRT resolusi tinggi dan printer laser, dan dikendalikan oleh perangkat lunak DTP. Layar resolusi tinggi memungkinkan operator menampilkan citra dalam bentuk WYSIWYG yang berarti "What You See Is What You Get". Tampilan layar persis sama dengan tampilan kertas yang akan dihasilkan oleh printer laser. Perankat lunak DTP memungkinkan pemilihan jenis dan ukuran huruf, pemotongan kata dan pengaturan rata kanan, penambahan garis - garis vertikal dan horisontal dan tata letak halaman.